Till innehåll på sidan

Kontinuitetshantering

Kontinuitetshantering handlar om att planera för att kunna upprätthålla verksamhet och processer för att skapa en nödvändig förmåga till funktionalitet, oavsett händelse. När elen försvinner, vid IT-störningar eller när leveranserna inte når oss.

Med kontinuitetshantering  kan organisationer snabbare återhämta sig från och minska konsekvenserna av en inträffad händelse. Det innebär kortare avbrottstider i verksamheten och förhindrar att personella, ekonomiska, funktionella och informationsrelaterade värden går förlorade.

Exempel på aktiviteter inom kontinuitetshantering:

  • Kartlägga viktiga verksamheter och processer.
  • Identifiera kritiska resurser.
  • Bestämma vad som är acceptabla avbrottstider.
  • Genomföra åtgärder som minskar risken för avbrott.
  • Skapa planer för att hantera de störningar som ändå kan uppstå.

Många områden gynnas av ett systematiskt arbete med kontinuitetshantering.

 

Faktablad om kontinuitetshantering i samhällsviktig verksamhet

Stöd i kontinuitetshantering

 

Verktygslåda

MSB har i samverkan med andra aktörer tagit fram behovsanpassade stöd för arbetet med kontinuitetshantering. Syftet är att stödja och underlätta arbetet för samhällsviktiga aktörer – offentliga och privata. Verktygslådan vänder sig till dig som ska implementera eller arbetar med kontinuitetshantering. Du kan använda och ta de delar i verktygslådan som är av nytta för just era behov.

Som huvudvägledning finns en lathund som sätter ramarna för arbetet. Lathunden är i första hand tänkt som ett processtöd. Här finns även referenser till andra stöddokument, exempel och fördjupningsmaterial.

Kopplat till lathunden finns material framtaget som till exempel beskriver vad kontinuitetshantering är, vad det syftar till samt hur det kopplar till andra processer. Det finns även scenarier och ett fiktivt exempel som kan användas vid workshops och utbildningar samt förslag på workshopupplägg med tillhörande dokumentationsmallar. I flera av presentationerna finns stödtext i anteckningsfältet.

 

Kontinuitetshantering inom läkemedelsförsörjningen

MSB har i samverkan med Socialstyrelsens projekt Resursförstärkt läkemedelsförsörjning inför kris, höjd beredskap och krig (RLM) genomfört en pilot med syfte att exemplifiera hur en samhällsviktig verksamhet i läkemedelsförsörjningen skulle kunna brytas ned och föras in i dokumentationsmallen som finns i verktygslådan.

Kontinuitetshantering – exempel: Vägtransport av läkemedel från tillverkare/leverantör eller grossist till användare i öppen vård

Vägledning för kontinuitetshantering, SS 22304

Vägledningen baseras på standarden ISO 22301 Samhällssäkerhet – Ledningssystem för kontinuitetshantering. Den knyter ihop hela kedjan - från vad kontinuitetshantering är, till varför man ska arbeta med det och hur det kan göras.

Detta dokument är vägledande i det stöd MSB ger ut om kontinuitetshantering.

Beställning av vägledning för kontinuitetshantering, SS 22304:2014

Systematiskt arbete med skydd av samhällsviktig verksamhet

Ett stödmaterial som konkretiserar riskhantering, kontinuitetshantering och hantera händelser. I materialet finns bland annat en checklista som kopplar till kontinuitetshantering (sid 18-19).

Systematiskt arbete med skydd av samhällsviktig verksamhet

Kontakt

Saknar du något stöd? kontakta oss!

Har ni frågor kring materialet eller tips och idéer på hur stödet kan förbättras – tveka inte att höra av er til:

kontinuitetshantering@msb.se

 

Utbildning och event

Utbildning för processledare inom kontinuitetshantering

Detta är en utbildning för processledare inom kontinuitetshantering.Två gånger per år erbjuds kursen "Att identifiera och upprätthålla samhällsviktig verksamhet" för de som samordnar och driver arbetet med samhällsviktig verksamhet och kontinuitetshantering. Den passar både dig med tidigare erfarenhet och dig som är ny på området.

Kursen Att identifiera och upprätthålla samhällsviktig verksamhet

Mötesplats Kontinuitetshantering

Den 5 november hölls Mötesplats Kontinuitetshantering i Karlstad. Det kommer att bli ett årligen återkommande evenemnag och information om mötesplatsen 2020 kommer längre fram. 

Läs mer om Mötesplats Kontinuitetshantering som höllls den 5 november 2019

 

Inspirerande exempel från andra organisationer

Ny på området eller många års vana av att arbeta med kontinuitetshantering? Oavsett erfarenhet finns det alltid mycket att lära från andra. Låt dig inspireras av hur andra arbetar med kontinuitetshantering.

  • Exempel 1: Ida Andersson, säkerhetssamordnare för Arvika, Säffle och Eda

    Allt började med att Ida Andersson fick i uppdrag att genomföra kommunens  risk- och sårbarhetsanalys. Året var 2015 och Ida var nyanställd som säkerhetssamordnare för kommunerna Arvika, Säffle och Eda.
    – Vi började med att ta in konsultstöd som lärde upp mig och min kollega i en enkel metod för att kartlägga verksamheter och dess beroenden. Konsulten genomförde sedan ett par workshops innan vi var redo att stå på egna ben som processledare. Det handlar om att våga börja och att ha en rimlig ambitionsnivå, säger Ida Andersson

    Samlades i en workshop

    Hon berättar att de har kartlagt tre-fyra verksamheter per år och att en framgångsfaktor har varit att samla samma typ av verksamhet från de tre kommunerna vid en workshop.
    – Det finns många fördelar med att samla exempelvis personal för snöröjning från flera kommuner vid ett tillfälle. Det är effektivt för oss som processledare, men framför allt blir det ett tillfälle för erfarenhetsutbyte och kontaktskapande över kommungränserna för verksamheterna.

    Effekten av arbetet

    Efter att ha arbetat systematiskt med kontinuitetshantering i fyra år, märker nu Ida effekten av deras arbete.
    – Något har hänt längs resan. Från att vi var de pådrivande i arbetet gentemot verksamheterna så är det numera verksamheterna som hör av sig till oss för att få stöd i kontinuitetsarbetet. Det kan bara betyda en sak, sammanfattar Ida. Verksamheterna ser att de har nytta av detta i vardagen och det är nyckeln till framgång.

  • Exempel 2: Agneta Carlsson, Region Kronoberg

    Med utgångspunkt i RSA-arbetet och den katastrofmedicinska beredskapen inleddes arbetet med kontinuitetsplanering inom Region Kronoberg.
    – Vi fick ett beslut från ledningen att vi kunde börja jobba med kontinuitetsplanering. Funktionen för krisberedskap var projektledare och verksamheten bidrog med sin kompetens genom olika arbetsgrupper. När vi startade arbetet valde vi vilka verksamheter som skulle prioriteras inledningsvis. Fastighet, IT och telefoni ansågs vara de mest kritiska verksamheterna så det var där vi började, säger Agneta Carlsson, säkerhetschef i Region Kronoberg.

    Fungerar i praktiken

    Hon upplever att kontinuitetsplanering fungerar i praktiken. Nu används planerna vid planerade och akuta avbrott, vilket leder till kontinuitet i verksamheterna längs hela kedjan: före, under och efter störningar. Patientsäkerheten står i fokus och personalen har fått en ökad riskmedvetenhet där riskanalyser har blivit en del av vardagen.
    Vilka tips vill du ge de som ska införa kontinuitetshantering i sin organisation?
    – Det är inte komplext eller svårt. Använd en enkel metodik, börja i liten skala och bygg på efterhand.

     

  • Exempel 3: Lars Kåreklint, Region Östergötland

    För att kontinuitetsplaner ska vara användbara behöver vi känna till dem. Alla måste veta var reservrutinerna finns och hur de ska användas. Det här kan vara en utmaning i stora organisationer. Vi träffade Lars Kåreklint, utvecklingsledare på säkerhetsenheten, Region Östergötland, och tog del av några tips.

    Alla ska känna till den blå pärmen

    – Våra kontinuitetsplaner finns i blå pärmar ute i verksamheterna. Vi hade ett inarbetat koncept med röda pärmar för den katastrofmedicinska beredskapen och det blev naturligt att bygga vidare på samma modell. Målsättningen är att alla medarbetare ska veta var den blå pärmen finns och i vilka situationer den ska användas, säger Lars Kåreklint, utvecklingsledare på säkerhetsenheten, Region Östergötland.
    Han fortsätter:
    - Det kräver ett målmedvetet arbete i stora organisationer och vi arbetar därför aktivt med att påminna om betydelsen av kontinuitetshantering. Vi har till exempel hängt upp affischer utanför omklädningsrum för att påminna om den blå pärmen.
    Den blå pärmen har blivit en symbol för kontinuitetshanteringen inom regionen och används flitigt i all kommunikation.

    Miniövningar och vardagligt språk

    - Vi har även skapat ett koncept för övning av kontinuitetsplaner som kan genomföras i samband med exempelvis arbetsplatsträffar, säger Lars Kåreklint.
    Syftet med övningen är att testa om reservrutinerna är genomförbara och begripliga. Han berättar att övningen kräver minimala förberedelser och tar cirka 40 minuter att genomföra, inklusive introduktion och utvärdering.
    När reservrutiner används kan det vara i en stressad situation. Alla måste förstå vad som ska göras vid en störning eller avbrott. Då är ett vardagligt språk många gånger bättre än ett tekniskt språk.
    - Vardagligt språk är nyckeln, säger han.

  • Exempel 4: Jimmy Persson, Svenska stadsnätföreningen

    Svenska stadsnätsföreningen (SSNF) har tagit fram ett ledningssystem för driftsäkerhet, där kontinuitetshantering ingår som en del. Ledningssystemet togs emot väl och används i dag av 60 procent av deras 180 medlemsorganisationer. Post- och telestyrelsen gav ut en ny driftsäkerhetsföreskrift som trädde i kraft 1 januari 2016 (PTS FS2015:2).

    SSNF:s medlemsorganisationer hade behov av ett ledningssystem som hjälpte dem att uppfylla kraven i föreskrifterna. Ett intensivt utvecklingsarbete påbörjades i november 2015 och två månader senare kunde resultatet presenteras.

    SSNF:s ledningssystem bygger bland annat på standard ISO 22301 för kontinuitetshantering och ITIL, ett ramverk för hantering av tjänster. Materialet består av ett huvuddokument med tillhörande bilagor, inklusive beskrivningar om hur de olika delarna ska utföras. Varje del har även en tydlig referens till aktuell paragraf i PTS föreskrift.
    - Ett ledningssystem får inte vara för komplext.. Det behöver finnas verktyg som kan ge stöd för att få jobbet gjort. En hjälp till självhjälp, säger Jimmy Persson, chef för utveckling och säkerhet på branschorganisationen.

    Ett arbete tillsammans

    SSNF är en liten organisation med sju anställda och utvecklingsarbetet drevs av Jimmy tillsammans med konsultstöd. Men han poängterar att ett ledningssystem utvecklas bäst tillsammans med de som ska använda det.
    - Vi inledde arbetet med att intervjua 30 stadsnät för att identifiera vilka behov de hade. När materialet började växa fram genomfördes ett antal webbinarier och besök för att få återkoppling från medlemsorganisationerna. Engagemanget var stort och totalt medverkade 250 personer, säger han och fortsätter:
    - Det är viktigt att lyssna till och försöka förstå målgruppens vardag.

    Utmaning att hitta rätt nivå

    Han tipsar om att försöka få med så många som möjligt i arbetet, men att sträva efter små grupper när återkoppling ska inhämtas. Det gäller även att ha en blandning av små och stora organisationer eftersom de har helt olika utmaningar.
    - Ett ledningssystem måste ha något för alla. Utmaningen är att hitta den nivån, säger Jimmy Persson.

    Vill du veta mer om SSNF:s ledningssystem? Materialet är i första hand framtaget för SSNF:s medlemsorganisationer men är fritt för andra att använda.

    Kontakta SSNF för mer information

  • Exempel 5: Annette Hult, Bankgirot

    Bankgirot hanterar alla Sveriges massbetalningar och möjliggör bland annat lönebetalningar, skattebetalningar och realtidsbetalningar som Swish. Bankgirot ser sin verksamhet som samhällsviktig och kontinuitetshantering har alltid varit en prioriterad fråga. Annette Hult, Chief Risk Officer, berättar om ett projekt kring kontinuitetshantering som drevs under 2018.

    Lätt att göra rätt

    2017 började man internt prata om behovet att göra krisplaner och kontinuitetsplaner mer lättbegripliga. Planerna måste vara enkla att förstå, eftersom de ska användas i stressade och ofta tidskritiska situationer. Det ska vara lätt att göra rätt. I början av 2018 kom även Finansinspektionen ut med hårdare reglering som ställde högre krav på kontinuitetshantering.

    Detta blev startskottet för ett ettårigt projekt som drevs under 2018. Syftet med projektet var att förbättra struktur och innehåll i kris- och kontinuitetsplanerna. En bred arbetsgrupp sattes ihop med representanter från alla affärsområden.

    Ägarskap hos ledningen

    Kontinuitetshantering, dvs. förmågan att fungera i vardagen och vid störningar/incidenter, är en kärnfråga för Bankgirot och ägarskapet ligger hos högsta ledningen. Ett styrdokument, en riktlinje som beskriver processen för kontinuitetshantering, har förankrats i ledningsgruppen och fastställts av VD.

    - Vi har även säkerställt att den fortsatta förvaltningen av planerna är en ledningsfråga genom att samtliga planer ägs av någon i ledningsgruppen, berättar Annette. Det operativa arbetet med förvaltningen av kontinuitetsplanerna är sedan delegerat till kontinuitetsansvariga inom respektive verksamhetsområde.

    Bred förankring och gemensam process

    Projektet stängdes vid årsskiftet 2018/19 och lämnades över till linjen. Vilka framgångsfaktorer har identifierats i projektet? Annette sammanfattar:

    En bred arbetsgrupp med verksamhetspersoner som inte är experter på kontinuitetshantering. Arbetet blev pragmatiskt och bra.

    En bolagsgemensam process med gemensamma mallar och en gemensam testplan som håller ihop bolagets alla tester. Erfarenheten visar att det ofta är svårt att orka nästa steg efter framtagandet av planen. Det krävs en struktur för att även testa och förvalta planerna, vilket kräver stöd och styrning.

    En struktur för hur arbetet med kontinuitetshantering ska fortsätta leva och förvaltas. Verksamheterna har kontinuitetsansvariga som träffas kvartalsvis i ett kontinuitetsforum.

    Fyra tips

    Till sist frågar vi Annette vilka tips hon skulle vilja ge till andra som arbetar med kontinuitetshantering. Hon ger fyra konkreta och användbara tips:

    1. Ägandeskapet i ledningsgruppen. Gör det inte till en specialistfråga, det är en kärnfråga.
    2. Involvera hela organisationen genom att utse kontinuitetsansvariga för de olika verksamheterna.
    3. Säkerställ ett regelbundet nätverkande och erfarenhetsutbyte, såväl i projekt som i förvaltning. Exempelvis kvartalsvisa kontinuitetsforum.
    4. Finansiella Sektorns Privat-Offentliga Samverkan (FS-POS har bra kurser inom kontinuitetshantering.

    Finansiella Sektorns Privat-Offentliga Samverkansgrupp

Senast granskad: 25 oktober 2019

Kontakta

När du skickar in formuläret kommer vi att behandla dina personuppgifter för att utföra den uppgift som formuläret avser. Tänk på att det du skickar in kan bli en allmän handling.

Till toppen av sidan