Till innehåll på sidan
Nyhet
Publicerad: 6 november 2019 , [Missing text '/pagetypes/nescardpage/atFull' for 'Swedish'] 01:34

Så stärker vi samhället genom att prata om kontinuitetshantering

En explosion demolerade kontoret och arbetsplatsen för 1 000 personer. Men det fanns en plan B. De flesta kunde snart vara i arbete igen.
- Kontinuitetsplanen aktiverades direkt, säger säkerhetsansvarige Fredrik Nordholm.

Första Mötesplats Kontinuitetshantering någonsin hölls den 5 november i Karlstad.

Syftet var att utbyta erfarenheter och ge tillfälle att visa upp de verktyg som tagits fram av MSB i samverkan med ett stort antal andra organisationer. Verktygen ska både underlätta arbetet och sänka tröskeln för att komma igång.

– Att arbeta med kontinuitetshantering kan ibland kännas ensamt. Vi räknade med 100 deltagare men fick snabbt utöka till 200 platser, det är överväldigande, sa Ida Kullgren, projektledare, MSB. Det är uppenbart att det finns ett behov att mötas och prata med kollegor i andra organisationer med samma utmaningar, sa hon.

Planera för att hantera störningar

Kontinuitetshantering handlar om att planera för att verksamheten ska fungera även vid avbrott och störningar. För den enskilda organisationen kan försummad kontinuitetshantering handla om att mista en miljonaffär – för andra kan det ytterst handla om att riskera människors liv.

För samhället i stort kan alla som kontinuitetshanterar viktig verksamhet bidra till att stärka hela samhällets robusthet och motståndskraft.

Trots att kontinuitetshantering är så viktigt för att upprätthålla verksamhet är det många som känner att de måste kämpa för att få gehör hos ledningsgruppen eller bland kollegor.

Hur ska man motivera att arbeta med något som aldrig händer?

Mikael Isaksson, Nordnet, har arbetat med kontinuitetshantering i olika verksamheter. Han berättade om ifrågasättande kommentarer han fått under åren om kontinuitetshantering. Rådet var att göra ett bra förarbete, hitta de bra argumenten, marknadsföra arbetet internt och få med ledningen. Visa på vilka värden som skapas, prata om faktiska händelser och dess konsekvenser.

Han tog upp några konkreta händelser. En brand i en bärbar dator som i sig inte ledde till en stor skada – satte igång sprinklersystemet och gav vattenskador på annan teknisk utrustning.   Vid ett företag blev 600 personer matförgiftade och var borta i 1-2 veckor.

– Fråga kollegorna vad det skulle få för konsekvenser för verksamheten om ett stort antal kollegor plötsligt är borta i några veckor, sa han.

Mikael Isakssons råd var att skapa enkla verktyg och lyfta fram medarbetare som gör bra saker. Ta fram verktyg som styrdokument, programplan, ett årshjul för tester och en utbildningsplan.

Krångla inte till det

Ingen säger att det är enkelt att kontinuitetshantera. Det kräver en gedigen arbetsinsats. Men det går att hitta enkla verktyg och metoder.

På Bankgirot finns hög medvetenhet om vikten av kontinuitetshantering. Med ansvar för miljontals betaltransaktioner som passerar genom deras system varje dag måste allt fungera.

Anders Altenburg och John Lodin berättade att det finns en kultur på företaget att ta ansvar. Alla medarbetare har fått två timmars utbildning,  de övar minst 40 gånger om året, och vid den informationen gick ett sus igenom publiken.

– Det behöver inte alltid vara så avancerade övningar, menade de. Det kan räcka med enkla skrivbordsövningar där man går igenom scenarier som att lokalerna plötsligt inte blir tillgängliga, att datakommunikationen störs ut eller att nyckelpersoner inte blir tillgängliga.

De har även arrangerat ”Bankgirot Risk Awareness Week” (Bg-RAW) och gjorde det till ett event för hela företaget. Bjöd på RISKakor och RAW-foodbars. Förutom att skriva artiklar satte de upp lappar på kaffemaskinerna och på toalettdörrarna för att alla skulle bli påminda. Medvetenhet är en viktig grundkomponent för att bli robust.

Börja i det lilla

Flera talare återkom till att det var bra att börja med att kontinuitetshantera ett mindre område. Utifrån det kan man utveckla och vidga områdena.

Fredrik Nordholm, NCC, beskrev när kontinuitetshantering räddade verksamheten. Han jobbade i Riyadh i Saudiarabien 2012 på ett telekomföretag. En bränslebil krockade i närheten av deras kontor och explosionen förstörde större delar av byggnaden. Det hände inte på arbetstid och ingen anställd kom till skada, men de hade ingen arbetsplats.

– Kontinitetsplanen kickade in direkt. Med en krisplan arbetar man för att rädda liv och lem. Nu handlade det istället om att fortsätta vår verksamhet där många projekt var beroende av att vi snabbt kom igång.

Avtal med hotell i närheten gav arbetsplatser till personalen, om de inte arbetade hemifrån. Företaget började snabbt kommunicera både internt och externt.

– Kommunikation var prioriterat. Det var viktigt att få ut något fort och korrekt. Även om det bara vara en mening som sa att vi arbetade med att lösa situationen. Det är viktigt för att inte skapa ryktesspridning som kan växa till ett nytt problem som måste hanteras.

Fredrik Nordholm poängterade vikten av att bygga självförtroende i organisationen. Vid varje mindre incident som inträffar ska den pratas igenom, vad som fungerade bra och mindre bra i hanteringen och lära av det. Till slut är man förberedd på i stort sett allt.

– Gör det enkelt! Ta fram en checklista. Fokusera på vad som är skyddsvärt – och hur ni skyddar det, sa han. Det kommer alltid att bli kaos när det blir en sån här stor händelse, men kontinuitetsplanen hjälper dig att navigera i kaoset.

Verktygslådan för kontinuitetshantering 2.0

Mötesplats Kontinuitetshantering markerade ett avslut på det projekt som i ett år arbetat med att ta fram en verktygslåda. Den markerar även början på nästa steg – utvecklingen av verktygen.

– Hjälp oss att hjälpa er, igen, sa Alexandra Grundel, projektledare MSB. Nu vill vi att ni fortsätter höra av er om vad som fungerar bra och vad ni saknar, sa hon. Så ses vi här igen om ett år!

Mötesplatsen samlade kontinuitetshanterare från hela landet, från såväl myndigheter, kommuner, regioner som privata företag.

Öppna verktygslådan och hitta kontaktuppgifter på webbsidan msb.se/kontinuitetshantering

Publicerad: 6 november 2019 , [Missing text '/pagetypes/nescardpage/atFull' for 'Swedish'] 01:34

Senast granskad: 6 november 2019

Kontakta

När du skickar in formuläret kommer vi att behandla dina personuppgifter för att utföra den uppgift som formuläret avser. Tänk på att det du skickar in kan bli en allmän handling.

Till toppen av sidan